Privacy

Messageline is our whistleblower system. Using Messageline, employees, customers, business partners or other whistleblowers can report suspected violations of laws and internal rules to the internal reporting office. Messageline is part of our compliance management system.

Who is responsible for data processing?
The person responsible for processing your personal data is (hereinafter also the organization): Dr. Paul Milata, CFE, Nemexis GmbH, Europaplatz 2, 10557 Berlin, Germany, Amtsgericht Berlin-Charlottenburg, Reg.-Nr.: HRB 222234 B. 

Which data is processed?
The use of Messageline is on a voluntary basis. If you receive information, the following personal data will be processed

• Whistleblower: Name (if you disclose your identity), contact details (if you provide them)
• People affected by incidents: first and last name, information about incident, suspected violations of the law and rules
• Witnesses and/or third parties named in the notice (e.g. customers, suppliers, colleagues or business partners): first and last name, contact details

Why and on what legal basis do we process your data?
The above-mentioned data is processed for the purpose of detecting and preventing serious grievances and avoiding and defending against particularly drastic or existence-threatening legal consequences and damage both for our organization (law enforcement, claims for damages, damage to our image, supervisory measures) and for our employees. The legal basis for the processing is a legal obligation in accordance with Article 6 Paragraph 1 lit b GDPR to comply with the requirements of the EU Whistleblower Directive of October 23, 2019 (EU 2019/1937) as well as the national implementing laws.

Who receives my data?
As part of the audits, investigations and corrective action to be taken, it may be necessary to provide information about a reported incident to external advisors (e.g. legal advisors) or to the relevant authorities. Messageline is operated on our behalf by the specialized software service provider iComply GmbH, Große Langgasse 1a, DE-55116 Mainz.

What data protection rights do you have?
Upon request, you have the right to receive information free of charge about the personal data stored about you, its origin and recipient and the purpose of the data processing. If we process your data on the basis of our legitimate interest, you have the right to object to the processing if there are legitimate reasons arising from your particular situation (right to object). In addition, you have the right to correct incorrect personal data, the right to delete personal data, the right to restrict the processing of personal data, and the right to data portability. You can contact us at any time about this or if you have any further questions on the subject of personal data. Finally, you have the option of filing a complaint with the supervisory authority if you believe that the processing of your data violates data protection law or that your data protection rights have been violated in any other way.

For how long is personal data stored?
Personal data will be retained for as long as necessary for clarification and final assessment or as required by law. This data will then be deleted in accordance with legal requirements. In accordance with the German Whistleblower Protection Act, tips will be deleted three years after the proceedings have been completed. The documentation may be retained for a longer period in order to comply with the requirements of this Law or other national legislation, as long as this is necessary and proportionate. A final assessment is also stored for statistical reporting purposes.

Jaká práva na ochranu údajů máte?

Na požádání máte možnost nahlédnout, které osobní údaje jsou o vás uloženy, zjistit jejich původ, příjemce informace i účel zpracování těchto údajů. Pokud zpracováváme vaše údaje na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo vznést námitku proti zpracování, pokud existují oprávněné důvody vyplývající z vaší konkrétní situace (právo vznést námitku). Dále máte právo na opravu nesprávných osobních údajů, právo na výmaz osobních údajů, právo na omezení zpracování osobních údajů a právo na přenositelnost údajů. V této věci nebo v případě jakýchkoli dalších dotazů k tématu osobních údajů nás můžete kdykoli kontaktovat. Navíc máte možnost podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domníváte, že zpracováním vašich údajů dochází k porušení zákona o ochraně údajů nebo že vaše práva na ochranu údajů byla jinak jakýmkoli způsobem porušena.

Jak dlouho jsou osobní údaje uloženy?

Osobní údaje budou uchovávány po dobu nezbytně nutnou pro objasnění a konečné posouzení přijatého oznámení, a to v souladu s platnou legislativou.  Tyto osobní údaje budou následně vymazány v souladu se zákonnými požadavky.  

Dále v souladu s českým zákonem o ochraně oznamovatelů budou veškeré informace vymazány 5 let ode dne přijetí oznámení, ve kterém byly tyto informace obsaženy.